Una gesti\u00f3n eficiente de los documentos laborales es crucial para cualquier empresa. Adem\u00e1s de cumplir con sus obligaciones fiscales y legales, las empresas deben garantizar que su documentaci\u00f3n est\u00e9 organizada y disponible cuando se necesite, de acuerdo con la naturaleza de su actividad. Pero \u00bfcu\u00e1nto tiempo deben conservar los documentos laborales? Aqu\u00ed te lo explicamos.<\/p>\n\n\n\n
Plazos generales para la conservaci\u00f3n de documentos<\/strong><\/p>\n\n\n\n Seg\u00fan el Art. 74\u00b0 del C\u00f3digo de Comercio<\/strong>, las empresas deben conservar la correspondencia mercantil y la documentaci\u00f3n contable requerida por la naturaleza del negocio. El art\u00edculo 85\u00b0 <\/strong>del mismo C\u00f3digo establece que los libros y registros contables, as\u00ed como los comprobantes, que incluyen facturas, recibos y otros documentos de respaldo deben conservarse durante un periodo de cinco a\u00f1os<\/strong>, contados desde la \u00faltima anotaci\u00f3n realizada en ellos o desde la fecha en que estos fueron emitidos, seg\u00fan aplique.<\/p>\n\n\n\n Conservaci\u00f3n de documentos laborales<\/strong><\/p>\n\n\n\n En consecuencia, la informaci\u00f3n contable relacionada con el registro de trabajadores, que puede incluir datos sobre salarios, beneficios, horas trabajadas y otros aspectos laborales, debe ser preservada conforme a este lineamiento general, esto es, conservarlo durante la relaci\u00f3n laboral y hasta por cinco a\u00f1os posterior a la terminaci\u00f3n laboral. Esto asegura que, en caso de una revisi\u00f3n por parte de autoridades tributarias o laborales o ante un litigio, la empresa pueda proporcionar la documentaci\u00f3n necesaria de manera oportuna y precisa.<\/p>\n\n\n\n Dicho plazo es sin perjuicio de que alguna normativa especial fije un plazo diferente, tal como es el caso de los documentos relacionados con la salud de los trabajadores, que se desarrolla m\u00e1s adelante.<\/p>\n\n\n\n Documentos Laborales Espec\u00edficos que se deben conservar<\/strong><\/p>\n\n\n\n Es fundamental mantener los siguientes documentos relacionados con la relaci\u00f3n laboral entre la empresa y sus trabajadores:<\/p>\n\n\n\n Regulaci\u00f3n Adicional sobre Seguridad y Salud Ocupacional<\/strong><\/p>\n\n\n\n Adem\u00e1s de los documentos laborales generales, se debe tener en cuenta la normativa sobre Seguridad y Salud Ocupacional, el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social (MTESS) a trav\u00e9s de la Resoluci\u00f3n MTESS N\u00b0 03\/2022<\/strong> que dispone la obligaci\u00f3n de conservar los registros relacionados con la seguridad en el trabajo.<\/p>\n\n\n\n Esta disposici\u00f3n abarca todos los documentos vinculados con la historia cl\u00ednica de los trabajadores, los cuales incluyen comunicaciones, certificados, los ex\u00e1menes m\u00e9dicos admisionales y peri\u00f3dicos, certificados de incapacidades, an\u00e1lisis y estudios de enfermedades y cualquier otro documento relacionado con la salud laboral.<\/p>\n\n\n\n Estos registros deben conservarse por un per\u00edodo m\u00ednimo de diez a\u00f1os a partir del final de la relaci\u00f3n laboral del trabajador. Esta medida garantiza que toda la informaci\u00f3n pertinente sobre la salud y seguridad del trabajador est\u00e9 disponible en caso de ser requerida para auditor\u00edas, revisiones o cualquier otro prop\u00f3sito legal.<\/p>\n\n\n\n Organizaci\u00f3n y Preservaci\u00f3n<\/strong><\/p>\n\n\n\n La gesti\u00f3n adecuada de estos documentos no solo cumple con las obligaciones legales, sino que tambi\u00e9n protege los derechos de los trabajadores. La informaci\u00f3n debe estar claramente identificada y organizada para facilitar su acceso y verificaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n Utilizar formatos electr\u00f3nicos o digitales puede ayudar a mantener los documentos legibles, organizados y protegidos contra el deterioro, la p\u00e9rdida o el da\u00f1o.<\/p>\n\n\n\n En resumen<\/strong><\/p>\n\n\n\n Mantener una correcta conservaci\u00f3n de los documentos laborales es esencial. La gesti\u00f3n de la informaci\u00f3n laboral debe ser precisa y cuidadosa. Es esencial que los datos est\u00e9n claramente identificados y organizados para facilitar su acceso y verificaci\u00f3n como evidencias. Adem\u00e1s, debe preservarse por los plazos establecidos en la legislaci\u00f3n vigente, asegurando su consulta precisa y veraz sobre los hechos, datos, declaraciones y registros de cada trabajador.<\/p>\n\n\n\n La conservaci\u00f3n adecuada de estos registros no solo garantiza a las empresas el cumplimiento de las obligaciones legales, sino que tambi\u00e9n proporciona una base s\u00f3lida para resolver disputas o verificaciones futuras por parte de la autoridad competente.<\/p>\n\n\n\n Este contenido tiene \u00fanicamente fines informativos generales y no debe ser considerado como asesor\u00eda legal puntual. Si precisa asesoramiento espec\u00edfico no dude en contactarnos.<\/em><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Una gesti\u00f3n eficiente de los documentos laborales es crucial para cualquier empresa. 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